Debido al entorno competitivo y cambiante al que se enfrentan las organizaciones hoy en día es necesario mantener vivo el concepto de la mejora continua hacia la excelencia. Las organizaciones necesitan ser ágiles y flexibles para afrontar los continuos cambios a los que se ven sometidas (cambio en las necesidades de los clientes, en la legislación aplicable, en la tecnología disponible, en el personal de la organización,…) y deben ser eficaces y eficientes si quieren consolidar su negocio a medio y largo plazo.
En este artículo, vamos a mostrar cómo las tecnologías BPM ofrecen el motor idóneo para aumentar los niveles de productividad y competitividad de forma continua, facilitando la adopción de una estrategia para gestionar de forma unificada personas, sistemas y contenidos a través de los procesos, algo que asegura la mejora de la eficiencia y a la efectividad.
También veremos, a través de experiencias reales, aquellos aspectos clave a tener en cuenta en todo proceso de implantación de soluciones y tecnologías BPM para hacer que la eficiencia y efectividad esperadas sean una realidad.
Entorno actual
Hoy en día las organizaciones se enfrentan a un entorno cambiante, que está orientado a servicios, altamente competitivo a nivel global, con unos clientes o usuarios muy informados y con expectativas diferentes.
Todo ello exige mayor competitividad y flexibilidad a nivel empresarial, pues los cambios a los que se enfrentan las organizaciones, pueden ser múltiple naturaleza.
Pueden estar basados en la evolución de las necesidades de los clientes, en los cambios legislativos, en las tecnologías o en el propio personal de la organización.
Para poder consolidar el negocio de la empresa a medio / largo plazo y poder dar un servicio o producto de calidad las organizaciones necesitan:
-Ser ágiles y flexibles para afrontar los continuos cambios
-Ser eficaces y eficientes
Considerando el entorno actual, las empresas necesitan de las siguientes capacidades:
Flexibilidad:
Capacidad para adaptarse a los continuos cambios en las necesidades de clientes y empresa. Alcanzable si las organizaciones no son rígidas (muy jerárquicas, burocráticas).
Agilidad:
Capacidad de afrontar los cambios necesarios en el menor tiempo posible. Alcanzable si la organización es flexible y está preparada para cambiar continuamente.
Efectividad o eficacia:
Capacidad de conseguir el resultado esperado. Alcanzable si entendemos correctamente las necesidades a cubrir, es decir, conocemos lo que espera el cliente y somos capaces de satisfacerle.
Eficiencia:
Capacidad de ejecutar la mejor forma de hacer las cosas para consumir la menor cantidad de recursos posibles (costes, tiempos, …)Asegura que el modelo de negocio planteado sea sostenible en el tiempo.
BPM y Excelencia
Considerando el entorno y las capacidades necesarias, hoy en día las empresas necesitan mantener vivo el concepto de la mejora continua hacia la excelencia.
Las capas de negocio y técnica deben ser capaces de aunar sus esfuerzos en la búsqueda de la optimización mediante un lenguaje común y unos mismos objetivos.
Las tecnologías BPM ofrecen el motor idóneo para aumentar los niveles de productividad y competitividad de forma continua, facilitando la adopción de una estrategia para gestionar de forma unificada personas, sistemas y contenidos a través de los procesos, algo que asegura la mejora de la eficiencia y la efectividad, y permite disponer de la agilidad y la flexibilidad adecuadas.
Qué es BPM?
Ver la empresa desde la perspectiva de los procesos:
La tecnología BPM posibilita y facilita una óptima aplicación de una gestión basada en procesos.
La automatización de un proceso supone una fase más dentro del análisis y mejora del mismo con resultados diferenciales.
El ciclo de mejora continua en BPM
Las fases básicas de trabajo con los procesos mediante la utilización de tecnología BPM serán el modelado (documentación, difusión, …), el análisis (simulación, …), la ejecución, la monitorización y la optimización de los mismos.
La aplicación de BPM es clave para organizaciones con la necesidad de:
o Mejorar la definición y el conocimiento de su cadena de valor: procesos clave, estratégicos y de soporte.
o Replantear su negocio para sobrevivir.
o Mejorar sus procesos, pero no saben cuál es el camino adecuado.
o Incorporar novedades tecnológicas, mejoras en comunicaciones, nuevo software, planes de sistemas.
o Mejorar la eficiencia y la eficacia de distintas áreas de negocio: plantas de producción con bajo rendimiento, unidades de negocio ineficientes, necesidad de aumentar la producción, etc.
o Detectar problemas: la organización desconoce si está trabajando con la estructura y los procesos adecuados.
o Mejorar la coordinación y comunicación entre las distintas áreas.
o Implantar normativas / estándares vigentes.
o Fomentar el trabajo en equipo mediante trabajo colaborativo.
o Integrar departamentos, integrar agentes externos (clientes, proveedores, etc.) en sus procesos de negocio.
o Fusionarse con otra empresa…
Los beneficios a nivel estratégico y táctico que se pueden obtener mediante la aplicación de BPM son:
o Identificación de estrategias que orienten los recursos de la empresa a la satisfacción del cliente y a la optimización de la cadena de valor.
o Orientación de la estructura organizacional hacia la flexibilidad ante los retos del entorno.
o Sistematización de los procesos y adecuación de los procedimientos operativos a los procesos de valor añadido.
o Adecuación del producto/servicio prestado al valor demandado y perceptible por el cliente.
o Despliegue coherente y óptimo de un sistema de indicadores y objetivos para todos los procesos y operaciones que permitan su monitorización y el desencadenamiento de acciones correctivas.
o Establecimiento de nuevas fuentes de mejora de la productividad.
o Disminución de los flujos de información a los estrictamente necesarios.
Algunas situaciones actuales en las organizaciones a nivel operativo:
o Las actividades en las que deben colaborar varios departamentos y/o organizaciones se atascan, causando problemas, retrasos y mal servicio.
o La información no fluye entre departamentos. Se pierde información y no se sabe quien debe realizar cada una de las tareas.
o El equipo de gestión no tiene visibilidad sobre el trabajo en curso, y sobre la eficiencia de la ejecución. No existe información fiable para poder tomar decisiones.
o La carga de trabajo es desigual, lo que permite que aparezcan cuellos de botella que repercuten en la eficiencia de toda la organización.
o El conocimiento de cómo se hacen las cosas está distribuido por toda la organización, y en manos de unas pocas personas.
La implantación de BPM aporta los siguientes beneficios:
o Automatizar de forma ágil y ordenada uno o varios procesos de negocio.
o Mejorar el control sobre todas las actividades en curso.
o Fotografía en tiempo real de las actividades que se están realizando en la empresa, así como del trabajo pendiente.
o Detectar y corregir rápidamente problemas y oportunidades de mejora en el funcionamiento de la organización
o Cuellos de botella
o Reparto de la carga de trabajo.
o Eliminar actividades que no generan valor
o Eliminar duplicidades
o Reducir movimientos de documentos e información
o Minimizar aprobaciones y revisiones
Disminuir los tiempos muertos entre actividades que requieren de la colaboración de varias personas, departamentos u organizaciones.
Cumplir normativas y estándares, mejorando la trazabilidad, transparencia y documentación de todas las actividades.
Aumentar la rapidez en la puesta en marcha nuevos servicios y aplicaciones, sin tener que hacer complejos y costosos desarrollos a medida.
Mantener el conocimiento y procedimientos de la organización de forma centralizada.
Ciclo de implantación de una suite BPM
Para asegurar el éxito de una implantación BPM es necesario tener en cuenta los siguientes factores críticos de éxito:
- Compromiso personal del equipo tanto técnico como de negocio.
- Seguimiento y apoyo de la Dirección.
- Objetividad y experiencia del equipo de proyecto.
- Abordar la implantación en diferentes etapas, empezando con procesos sencillos pero con alta repercusión.
- Marcar objetivos claros y hacer el seguimiento necesario para conocer el grado de consecución de los mismos.
- Llevar a cabo simulaciones de diferentes escenarios hasta llegar al óptimo (dinamismo).
- Implantar una dinámica de aprendizaje y mejora continua hacia la excelencia, gracias a las facilidades aportadas por BPM.
- Comunicación externa e interna durante el proyecto y tras su finalización.
- Facilitar la implantación mediante una correcta gestión del cambio.
- Aprender de la experiencia para extender el uso de la tecnología y de la cultura BPM en la organización (mejores prácticas).