¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es un proceso fundamental para la eficiencia y el éxito de cualquier organización. Se trata del conjunto de normas y prácticas que permiten administrar los documentos de manera eficiente, desde su creación hasta su disposición final.
Beneficios de la Gestión Documental:
Mejora la eficiencia:
- Reduce el tiempo de búsqueda de documentos.
- Agiliza los procesos y la toma de decisiones.
- Optimiza el uso de recursos.
Aumenta la seguridad:
- Protege la información confidencial.
- Reduce el riesgo de pérdida o robo de documentos.
- Garantiza la integridad y autenticidad de la información.
Facilita el cumplimiento normativo:
- Permite cumplir con las leyes y regulaciones aplicables.
- Reduce el riesgo de sanciones.
- Demuestra transparencia y responsabilidad.
¿Qué Es La Gestión Documental En Colombia?
En Colombia, la gestión documental está regulada por la Ley 594 de 2000, tanto para entidades públicas como privadas. Esta ley establece los principios y normas que rigen la gestión documental en el país.
El Archivo General de la Nación (AGN) es la entidad responsable de velar por el cumplimiento de la Ley 594 y promover la implementación de buenas prácticas en gestión documental.
¿Qué son los documentos de archivo?
De acuerdo con la Ley 594, se consideran documentos de archivo aquellos que tienen valor testimonial, informativo o administrativo.
Ejemplos de documentos de archivo:
- Facturas
- Contratos y acuerdos comerciales
- Órdenes de compra
- Documentos relacionados con actividades jurídicas
- Documentos con valor testimonial de acontecimientos históricos
- Documentos relacionados con actividades científicas
Software De Gestión Documental:
La implementación de un software de gestión documental es una herramienta clave para optimizar la gestión documental en una organización.
Beneficios del software de gestión documental:
- Automatiza tareas repetitivas.
- Centraliza la información documental.
- Facilita el acceso y la búsqueda de documentos.
- Mejora la seguridad de la información.
- Permite la colaboración entre usuarios.