El entorno digital en el que las empresas operan hoy, ha hecho que muchos directivos deban replantearse las herramientas a utilizar en el trabajo diario.

Por norma general, los líderes de las compañías suelen prestar más atención a los activos financieros y de recursos humanos, para los que contratan un software de gestión especializado. Pero, ¿qué pasa con los grandes volúmenes de información que manejan las empresas?

La información relativa a clientes, proveedores, e incluso toda la documentación legal y financiera que se genera diariamente puede acabar colapsando al personal  y por ende, a la empresa.

Este hecho ha demostrado la necesidad de contar con un software de gestión documental en el ámbito empresarial, que ayude a organizar los ingentes datos acumulados y permita, por lo tanto, una gestión adecuada de todos los clientes.

Pero más allá de mejorar la efectividad de las acciones que se deban llevar a cabo con los clientes, contar con una información accesible y bien clasificada favorecerá la toma de decisiones y el trabajo diario del personal de la empresa. Aun así, el software de gestión documental es solo una herramienta.

Las compañías deben adaptarse a una serie de cambios y afrontar un conjunto de retos que les permita adaptarse al cien por cien a la era digital en la que operan.

1. Gestionar correctamente los activos de información de riesgo: son todos aquellos documentos que contengan información o bien confidencial, o por el contrario que tengan algún tipo de vinculación legal o fiscal. Saber administrar y organizar correctamente este tipo de información es vital para la supervivencia de una empresa. Y es que los costos que puede ocasionar la pérdida de información legal importante pueden llegar a ser tan altas, que podrían hasta llevar a la ruina a cualquier organización. Un software de gestión documental incorpora la opción de digitalización de archivos, que junto con una buena supervisión de personal apropiado, facilita este tipo de ejercicios.
2. Integración de la normativa ISO a la gestión documental: las normas ISO de gestión de la calidad y los servicios en las empresas no solo están relacionadas con los procesos de producción y organización. La gestión documental también debe integrarse dentro de esos estándares de calidad propuestos por las normas internacionales. Los programas de gestión documental facilitan esa integración, al estandarizar muchos de los procesos de una forma fácil y automática.
3. Consideración de la importancia de la documentación en la empresa: por norma general, los activos relacionados con la información se han considerado secundarios. Los prioritarios han sido siempre los que más  resultados generan en el corto plazo, como por ejemplo los relacionados con el capital o los recursos humanos. Esa tendencia está cambiando, y muchos directivos se han percatado de la necesidad de introducir herramientas como el software de gestión documental para potenciar la eficiencia de los procesos productivos de la empresa. La estrategia de la compañía también sale beneficiada con este tipo de gestor documental, ya que mejora la toma de decisiones para el futuro.
4. Digitalización de activos físicos: muchas empresas con una estructura tradicional aún mantienen estanterías llenas de documentación organizada de un modo caótico. Para poder utilizar las prestaciones de un software de gestión documental de forma efectiva, es necesario que todos esos documentos se digitalicen. Pero este proceso no debe hacerse sin un criterio establecido, ya que hay que tener en cuenta la tecnología utilizada para transformar esa información y la forma en que posteriormente se administrará.
5. Integración con otros softwares de gestión presentes en la empresa: en la actualidad, muchas compañías, incluso las pequeñas y medianas empresas, cuentan con soluciones empresariales como el ERP o el CRM. Por eso, es necesario que se lleven a cabo procesos de integración de todos los sistemas para que operen en sintonía y la efectividad de todas las herramientas multiplique la productividad final de la corporación.

En definitiva, un software de gestión documental automatiza muchos de los procesos relacionados con la gestión y administración de documentos de las empresas. Aun así, éstas deben hacer frente a una serie de retos que faciliten la puesta a punto de esos programas de gestión y permitan la integración total de la empresa en la era digital en la que vivimos.