¿Que son las tablas de retención documental?
Constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental.
El AGN Archivo General de la Nación define las tablas de retención documental TRD: como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
¿Para qué son útiles?
- Para facilitar el manejo de la información.
- Para racionalizar la producción documental.
- Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración de los documentos.
- Para facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
- Para garantizar la selección y la conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
- Para regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
- Para racionalizar los procesos administrativos.
¿Cuál es la normatividad que rige las TRD?
Resolución 469 Del 30 De septiembre Del 2016
“Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental – TRD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado”
- La aplicación de la tabla de retención documental -TRD será aplicada por todas las dependencias y grupos de trabajo, creados o modificados.
Ley 594 del 2000
Artículo 24: Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
¿Quién debe tener TRD Tablas de retención documental?
Todas las entidades públicas, mixtas o empresas privadas que cumplan funciones públicas y todas las entidades de vigiladas por la superintendencia de transporte.
Tandem le ayuda en la elaboración de sus TRD para optimizar sus procesos.