Reduce el tiempo de consulta

de un documento físico o electrónico.

Facilita la búsqueda

y posterior almacenamiento de documentos

Facilita la ubicación

Y manejo de información

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su creación hasta su disposición final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Razones

• Facilitar la ubicación y el manejo de la información.

• Conservación de los documentos realmente importantes y primordiales para la compañía.

• Reducción del tiempo de consulta de un documento en físico y electrónico.

• Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.

Beneficios

• Mejora la capacidad de respuesta y mejora de la organización.

• Reduce costos en la administración de los documentos a través de la eficiencia.

• Disminuye el riesgo de perdida de Documentos.

• Reduce el tiempo en la búsqueda de archivos.

• Facilita la búsqueda y posterior almacenaje de documentos.

• Mantiene la seguridad  y  confidencialidad en el acceso de la información.

¿ Qué son las tablas de retención documental ?

Listado de series y sub series con sus respectivos tipos documentales, producidos y recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en el ciclo vital del documento.

Serie Sub series
Contratos Contratos de prestación de servicios
Contratos de preventa
Contratos de intervetoría

Ciclo de vida del documento

Metodología para elaborar tablas de retención documental

Investigación Institucional

Inventarios y Entrevistas

Series, Sub Series y Tipos Documentales

Análisis e Interpretación de la Información

Elaboración de las Tablas de Retención

Normograma