Resolución 061583 del 10 de Noviembre de 2016

El Ministerio de Transporte junto con la superintendencia de puertos y transporte han acogido normas de implementación para la gestión documental y organización de archivos.

Pero ¿Que requerimientos deben cumplir las empresas de transporte en temas de gestión documental?

Las vigiladas por la superintendencia de puertos y transporte deberán contar con archivos institucionales técnicamente organizados y dotados, de forma que se facilite el cumplimiento de la normatividad archivística, considerando el ámbito de aplicación de la ley 594 del 2000, ley general de archivos en lo que tiene que ver con la adecuada organización y control de sus documentos de archivo, independientemente del soporte en el cual se encuentren.

La resolución 061583 considera entonces que:

El objeto es establecer las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivo asegurando la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta de los documentos.

Ámbito de aplicación. Aplica para todos los supervisados por la Superintendencia de Puertos y Transporte

Instrumentos Archivísticos para la gestión documental

Para asegurar la organización de sus archivos deberá adoptar los siguientes instrumentos archivísticos.

  1. Programa de Gestión Documental:

Es una herramienta estratégica de planificación de los procesos, la función y los servicios archivísticos, pues en él se establecen acciones que permiten a corto mediano y largo plazo la implementación de políticas, programas, procesos, procedimientos, planes, y proyectos en materia de gestión documental.

  1. Tabla de Retención Documental:

Nos indica que y durante cuánto tiempo debemos guardar un documento específico. Políticas específicas internas en temas de gestión documental.

  1. Tabla de valoración Documental (aplica para los que posean fondos acumulados)

Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

  1. Reglamento Interno de Archivo.

El adoptado por la empresa en temas de gestión documental.

(Resolución 061583 del 10 de Noviembre de 2016)

Tandem es su aliado estratégico para implementar soluciones de gestión documental que le ayudara al cumplimiento de normas de conservación de documentos tanto físicos como electrónicos.

Escriba un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *