Deshágase del papel, digitalice sus documentos, automatice sus procesos y permita que las personas correctas accedan a la información correcta en el momento correcto.

 

De acuerdo con un estudio de la Universidad de Texas, las compañías de la lista Fortune 1000 pueden ganar 2 mil millones USD por año en productividad de los empleados al aumentar la usabilidad de sus datos en un 10 por ciento.

Sin embargo, cerca del 80 por ciento de los datos empresariales, incluidos correos electrónicos, fotografías, videos, contenido de redes sociales y documentos de texto, no están estructurados, y la mayoría de las organizaciones siguen sin poder aprovecharlo.

El uso de la tecnología para aumentar la eficiencia es un paso importante para transformar su organización en un lugar de trabajo digital. Pero para la mayoría, puede ser difícil saber dónde, o incluso cómo, comenzar.

Laserfiche desarrolló un Modelo de Transformación Digital para proporcionarle un mapa estratégico de las soluciones que está buscando.

 

Este marco identifica las cinco fases a través de las cuales toda organización debe avanzar para convertirse en un lugar de trabajo digital

Beneficios de un Gestor Documental Para las Empresas

La Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management) se define como las estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos administrativos. Es decir, la gestión del ciclo de vida de los documentos desde su creación, su gestión, publicación y su disposición final, ya sea que se presenten en formato en papel o en forma digital, audio, video fotografía o correo electrónico.

Hace veinte años el enfoque de la administración de información dependía de la digitalización de documentos, la facilidad de convertir documentos de papel a imágenes, ahorrando espacio de almacenamiento y tiempo de acceso, posteriormente las organizaciones dieron un gran salto a la administración de documentos con tecnología que administraba imágenes de documentos y documentos electrónicos durante sus ciclos de vida, incluyendo captura, clasificación, control de acceso a los documentos y archivo. En la actualidad las organizaciones exitosas requieren más que la administración de documentos, necesitan optimizar el proceso de toma de decisiones obteniendo el contenido apropiado y entregándolo a las personas correctas en el momento preciso.

  • Captura de Información. Eficacia y eficiencia en la extracción de la información que necesita como documentos en papel y documentos electrónicos, faxes, formularios en papel o electrónicos, correos electrónicos, bases de datos y aplicaciones de terceros.
  • Seguridad de la información. En general se reducen los riesgos de la perdida de la información teniendo como respaldo su estrategia de administración de información con características globales de seguridad como firmas digitales, autorización basada en funciones, control de acceso a la información, marcas de agua de seguridad y bitácora de auditoria.
  • Administración. Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de administrar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además, al ser ya un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
  • Automatización de procesos. La continua mejora de las tecnologías ha permitido que la los procesos que exigen un gran uso de recursos mediante la configuración de flujos de trabajo que desarrollen acciones especificas en plazos adecuados puedan incluso enviar un documento a un usuario especifico, llenar un campo de búsqueda, enviar un correo electrónico, instruir a los usuarios sobre los pasos por seguir en los procesos e intercambiar información con otras aplicaciones esenciales para negocios.
  • Búsqueda y Recuperación. La automatización de los procesos permite la búsqueda y recuperación instantánea de información de su oficina, algunos gestores documentales permiten hacerlo incluso desde su dispositivo móvil o por internet utilizando indexación, búsqueda de metadatos, búsqueda de texto completo o barras de herramientas de búsqueda rápida.

Laserfiche es un sistema de administración de contenido empresarial ECM dinámico de configuración rápida y sencilla para satisfacer las necesidades de cualquier organización. Además de una administración de contenido líder en la industria que le ayuda a almacenar, recuperar y proteger su información. Laserfiche permite a su empresa operar de manera mucho más eficaz, efectiva y rentable mediante:

  • La administración de todo el contenido organizacional, tanto estructurado como no estructurado, mediante todo su ciclo de vida.
  • Garantiza que la información sea un activo consistente, confiable, útil y disponible.
  • Facilitación del cumplimiento de las características de auditoria y seguridad.
  • Integración de las aplicaciones que los trabajadores utilizan a diario.
  • Simplificación de las operaciones al automatizar los procesos manuales y repetitivos.

 

Tablas de Retención Documental TRD

¿Que son las tablas de retención documental?

Constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental.

El AGN Archivo General de la Nación define las tablas de retención documental TRD: como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

¿Para qué son útiles?

  • Para facilitar el manejo de la información.
  • Para racionalizar la producción documental.
  • Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración de los documentos.
  • Para facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
  • Para garantizar la selección y la conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
  • Para regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
  • Para racionalizar los procesos administrativos.

 ¿Cuál es la normatividad que rige las TRD?

Resolución 469 Del 30 De septiembre Del 2016

“Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental – TRD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado”

  • La aplicación de la tabla de retención documental -TRD será aplicada por todas las dependencias y grupos de trabajo, creados o modificados.

Ley 594 del 2000

Artículo 24:   Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

¿Quién debe tener TRD Tablas de retención documental?

Todas las entidades públicas, mixtas o empresas privadas que cumplan funciones públicas y todas las entidades de vigiladas por la superintendencia de transporte.

 

Tandem le ayuda en la elaboración de sus TRD para optimizar sus procesos.

Custodia de Documentos

¿Qué es custodia de documentos?

La custodia de documentos es el servicio por él que se administra la documentación de los clientes ya sea física o en medios magnéticos. Dentro del servicio de custodia se ofrece la consulta, préstamo, levantamiento de inventario y conservación de los documentos físicos o medios magnéticos.

Marco legal para la custodia de documentos.

Toda empresa que preste servicios de custodia de documentos se debe regir por las diferentes normas de gestión documental expedidas por el Archivo General de la Nación

De la misma forma el acuerdo 049 de 2000 es define las condiciones de edificios y locales destinados a archivos, adicionalmente el acuerdo 008 de 2014 establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos1 y 3 de la ley 594 de 2000”.

¿Cómo Tandem Custodia sus Documentos?

Tandem almacena y custodia los documentos de sus clientes en bodegas especializadas y adecuadas según las especificaciones definidas por el Archivo General de la Nación.

De la misma forma Tandem ofrece transporte seguro de sus documentos llevándolos al lugar de destino con las mayores precauciones para evitar la pérdida de la información, nuestra flota de vehículos cuenta con monitoreo permanente a través de Sistema GPS, control de rutas y puntos críticos

Ofrecemos a nuestros clientes el suministro de unidades de almacenamiento (cajas) adecuadas para salvaguardar sus documentos en lugares idóneos y bajo condiciones óptimas.

Nuestro modelo operativo incluye un sistema de identificación mediante código de barras que permiten controlar los documentos custodiados y llevar la trazabilidad de los mismos durante su custodia y préstamo.

Nuestras cajas pasan por un proceso de codificación para entregar a nuestros clientes un informe en tiempo real del estado de sus documentos en cuanto a disponibilidad de la información.

Así es como Tandem optimiza sus procesos de custodia y de gestión documental.

 

Marco Histórico de la Custodia de documentos:

Etimológicamente la custodia de documentos se desprende del término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, “archivo” es una palabra polisémica que se refiere a:

  • El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
  • El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
  • La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

                                          Tomado de Wiki pedía, Archivo de documentos

 

 

 

 

 

 

Resolución 061583 del 10 de Noviembre de 2016

El Ministerio de Transporte junto con la superintendencia de puertos y transporte han acogido normas de implementación para la gestión documental y organización de archivos.

Pero ¿Que requerimientos deben cumplir las empresas de transporte en temas de gestión documental?

Las vigiladas por la superintendencia de puertos y transporte deberán contar con archivos institucionales técnicamente organizados y dotados, de forma que se facilite el cumplimiento de la normatividad archivística, considerando el ámbito de aplicación de la ley 594 del 2000, ley general de archivos en lo que tiene que ver con la adecuada organización y control de sus documentos de archivo, independientemente del soporte en el cual se encuentren.

La resolución 061583 considera entonces que:

El objeto es establecer las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivo asegurando la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta de los documentos.

Ámbito de aplicación. Aplica para todos los supervisados por la Superintendencia de Puertos y Transporte

Instrumentos Archivísticos para la gestión documental

Para asegurar la organización de sus archivos deberá adoptar los siguientes instrumentos archivísticos.

  1. Programa de Gestión Documental:

Es una herramienta estratégica de planificación de los procesos, la función y los servicios archivísticos, pues en él se establecen acciones que permiten a corto mediano y largo plazo la implementación de políticas, programas, procesos, procedimientos, planes, y proyectos en materia de gestión documental.

  1. Tabla de Retención Documental:

Nos indica que y durante cuánto tiempo debemos guardar un documento específico. Políticas específicas internas en temas de gestión documental.

  1. Tabla de valoración Documental (aplica para los que posean fondos acumulados)

Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

  1. Reglamento Interno de Archivo.

El adoptado por la empresa en temas de gestión documental.

(Resolución 061583 del 10 de Noviembre de 2016)

Tandem es su aliado estratégico para implementar soluciones de gestión documental que le ayudara al cumplimiento de normas de conservación de documentos tanto físicos como electrónicos.

Resolución 8934 De 2014

Gestión Documental para su empresa.

¿Sabe cómo llevar la gestión documental en su empresa y como debería acogerse a la ley?

Según indica la Superintendencia de Industria y comercio se establece la normatividad que deben cumplir las empresas vigiladas por esta, en materia de Gestión Documental.

Además tenga en cuenta que se según la SIC se debe estar dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos es decir donde se enmarcan fines del archivo, importancia de los archivos, función de los archivos, interpretación y sus demás normas reglamentarias.

Por lo cual se determina la siguiente resolución:

Resolución  8934 De 2014

Donde se establecen directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Esta resolución tiene como objeto:

  • Ordenar a todos los vigilados que sean objeto de inspección, control y vigilancia por parte de la Superintendencia de Industria y comercio, de conformidad con lo previsto en la ley y demás disposiciones aplicables, cumplir con la normatividad archivística nacional y asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo, independientemente del soporte en que se produzcan dentro del desarrollo de su objeto social, de manera que se garantice la disponibilidad de la información para la consulta por parte de la administración, los agentes del estado y la ciudadanía en general.
  • Los vigilados que estén bajo la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos, así:
  • Programa de Gestión Documental.
  • Tablas de retención documental.
  • Cuadro de Clasificación Documental.
  • Tablas de valoración documental.
  • Reglamento interno de archivo.

(Resolución N° 8934 De 2014)

Ahora también tenga presente que: la resolución 84295 DE 2015 modifica artículo 12 de la Resolución número 8934 de 2015 y otorga plazo hasta el 31 de marzo de 2016, para que las empresas e instituciones privadas elaboren sus tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo, así como un plan para la organización de fondos documentales acumulados.

¿Entonces ya sabe cómo debe proceder con sus archivos?

Tandem brinda soluciones completas en gestión documental para lograr el cumplimiento de normas de conservación de documentos tanto físicos como electrónicos, adicionalmente acompañamos sus procesos para asegúrale una excelente experiencia de servicio.

No está solo está con nosotros somos Tandem.

Ausentismo de Empleados

La Guía del Héroe

AUSENTISMO DE EMPLEADOS

Una rápida evaluación para ver qué tan bien administra el ausentismo de sus empleados.

En un mundo ideal, los empleados nunca se pondrían enfermos, ni tendrían vacaciones y siempre estarían disponibles para cubrir de forma predecible distintos turnos de trabajo. Sin embargo, en el mundo real, el ausentismo tiene un impacto significativo en el rendimiento, en la moral y en el costo del negocio. ¿Pero que tan bien se está enfrentando a ello?

Responda estas 5 preguntas clave y averigüe si es un Héroe en la forma en que administra el ausentismo de sus empleados

1. ¿Puede medir con precisión el ausentismo?

 ¿Los gerentes tienen que realizar suposiciones cuando planifican?

Hay un gran valor estratégico en la administración del ausentismo de empleados. Ya sea planeado, imprevisto, o prolongado, esta situación conlleva gastos, riesgos, e impacta en la productividad y los gerentes que tienen visibilidad en tiempo real son capaces de controlarlo.

2. ¿Sabe cuánto le cuesta realmente el ausentismo a su empresa?

 ¿Solamente lleva cuenta del costo de los reemplazos?

 Los estudios revelan que el ausentismo representa el 35% del total de gastos de nómina* – pero esto es solo la mitad de la historia. Esto puede dividirse en costos directos (salarios pagados a empleados ausentes e improductivos) y costos indirectos (que adicionalmente puede ser subdividido en los costos de reemplazos y el impacto en la productividad). Un costo tan significativo necesita ser administrado de cerca si se quiere controlar.

3. ¿Ve la reprogramación como una oportunidad?

 ¿Inevitablemente tiene un impacto negativo en su negocio?

 Si los gerentes tienen una visión incompleta del ausentismo de sus empleados – y de las necesidades del personal afectadas por esas ausencias – la consecuencia inevitable es la incorrecta dotación del personal y el pago de los mismos. Sin embargo, con una mejor visibilidad de las necesidades de programación de la empresa, los gerentes eficaces pueden tomar decisiones bien informadas en cuanto al nivel correcto de habilidades necesarias, minimizando el impacto de la productividad del personal de reemplazo. El ausentismo es el mayor enemigo de la productividad – en promedio, las ausencias imprevistas dan lugar a un 19% de pérdida diaria de productividad.

4. ¿Puede manejar cómodamente los complicados derechos de permisos de empleados?

 ¿Termina pagando incorrectamente, o corriendo el riesgo de incumplimiento de los convenios laborales?

Los derechos de los permisos no son siempre claros. Muchas políticas estipulan los requerimientos de elegibilidad (como el mínimo de horas trabajadas). Complicaciones tales como derechos condicionados y la combinación de ausencias, así como otros derechos legislativos, demuestran que los responsables deben manejar muchas situaciones diferentes y complejas. Un sistema automatizado no sólo asegura el cumplimiento y los registros exactos, sino que además proporciona información al instante a los gerentes con poco tiempo disponible.

5. ¿Los empleados pueden solicitar sus permisos mediante un sistema de autoservicio?

¿El gerente debe administrarlos manualmente?

Las herramientas de autoservicio ofrecen a los empleados la libertad de administrar sus propias solicitudes de permisos, así como proponer sus preferencias o “hacer una oferta”. El resultado no sólo son empleados más felices sino también una mejor cobertura de horarios (a un menor costo) y una reducción de procesos administrativos que reducen aún más los costos.

Entonces… ¿Es un Héroe?

¡Si es un Héroe en la forma que administra el ausentismo de sus empleados, lo felicitamos!

Kronos ayuda a empresas de varias industrias a administra su más valioso y costoso activo estratégico – sus empleados. Una automatización completa e información de alta calidad puede ser

una realidad. Pero si estas preguntas le han recordado que puede haber un margen de mejora, nos gustaría hablar con usted. Podemos ayudarle de muchas formas a controlar sus costos laborales, mejorar la productividad y reducir los riesgos por incumplimiento al mejorar la forma en que aborda situaciones relacionadas con el Ausentismo de sus empleados.

Para consulta gratuita sobre la administración del ausentismo, por favor pongase en contacto con nosotros para brindar una mejor asesoría.

 

Tiempo y Asistencia

La Guía del Héroe

Tiempo & Asistencia

Una rápida evaluación para ver lo bueno que es administrando el tiempo y la asistencia…

¿La administración de tiempo y asistencia es un problema? Algunas empresas tienen sistemas altamente eficaces para registrar las horas de sus empleados. Otros, sin embargo siguen confiando en métodos que conllevan una gran cantidad de tiempo de administración, mientras no les proporciona la visión general que la empresa necesita para

controlar y revisar la eficacia de sus operaciones. Esto es un costo significativo – a menudo invisible – que puede ser eliminado fácilmente. ¿Pero es un asunto que le preocupa?

Responda estas 5 preguntas clave – y averigüe si es un

héroe en la administración de tiempo y asistencia…

  1. ¿Puede capturar la asistencia en tiempo real?

¿está luchando para administrar los horarios

de los empleados con hojas de horas

manuales y a través diversos sistemas?

¿Cuáles son las consecuencias del uso de sistemas manuales? Esto sucede muy a menudo. Muchas empresas siguen confiando en sistemas de asistencia manuales. El resultado tiene

dos caras. Primero, cuesta más recoger datos porque los sistemas manuales requieren normalmente más personal y tiempo operativo que con un sistema totalmente automatizado. En segundo lugar, los errores pueden empezar a acumularse con lo que no sólo hace más difícil el análisis, sino que además puede tener consecuencias aún más inmediatas como pagar más de lo necesario.

  1. ¿Tiene los datos correctos para pagar las cantidades correctas de tiempo extra?

¿les falta a los gerentes los datos

exactos que necesitan para controlar

los costos de tiempo extra?

Cuando las empresas no están seguras del total de horas trabajadas, la típica respuesta es compensar por exceso, sobredimensionar y pagar más de lo necesario. Como resultado, está pagando más horas extra de las necesarias – y sin datos de asistencia y hora exacta, es imposible saber si es correcto.

  1. ¿Tiene una mínima cantidad de consultas relacionadas con la nómina?

¿gasta cantidades significativas de

tiempo administrativo y recursos,

solucionando las incidencias?

A menudo, la recolección incompleta e inconsistente de los datos de marcajes es un verdadero dolor de cabeza cuando los empleados comprueban su nómina. Esto significa un costo administrativo innecesariamente alto en clasificar las consultas sobre la nómina, por no hablar de la insatisfacción de los empleados valorados que esperan que su empleador haga las cosas correctas en todo momento. También recuerde que los empleados le avisarán rápidamente si sospechan que no han sido bien pagados – pero puede ser menos probable que le indique los pagos recibidos por encima. Ese es su trabajo – y los datos incompletos significarán que usted tiene menos probabilidades de detectar excesos en los pagos.

  1. ¿Se trata a todos los empleados por igual?

¿las políticas de tiempo y asistencia son interpretadas

y aplicadas inconsistentemente – con diferentes

procesos en el corporativo y en el campo?

Una cosa es tener sistemas disponibles – y otra aplicarlos consistentemente en toda la empresa. Grandes organizaciones – especialmente las que están creciendo rápidamente o han sido objeto de fusiones recientemente – se fragmentan. Y ya que algunos sistemas raramente trabajan juntos, esto puede mostrar datos inexactos o presentar a la empresa con una gran sobrecarga de trabajo administrativo para administrar las múltiples entradas de datos.

  1. Está cumpliendo con las reglas y reglamentos necesarios?

¿está corriendo el riesgo de una acción

legal por tomar atajos en sus procesos de

administración de tiempo y asistencia?

El cumplimiento de los reglamentos es un dolor de cabeza continuo para muchos empresarios. Pero nuevos casos sobre costosos procesos judiciales son un constante recordatorio de que tenemos que seguir las reglas y cumplir con la legislación pertinente. Disponer de un sistema eficaz de administración de tiempo y asistencia asegura que se está tomando seria responsabilidad y le proporciona una pista de los datos completamente auditados ayudándole a protegerlo contra el riesgo por incumplimiento.

Entonces… ¿ Es un Héroe?

¡Si es un Héroe en la administración de tiempo y asistencia, lo felicitamos!

Pero si estas preguntas le han recordado que puede haber un margen de mejora, nos gustaría hablar con usted. Podemos ayudarle de muchas formas a controlar sus costos laborales, mejorar la productividad y reducir los riesgos por incumplimiento al mejorar la forma en que enfrenta los asuntos relacionados con el Tiempo y la Asistencia de sus empleados. Kronos ayuda a las empresas de diversas industrias a administrar su más valioso y costoso activo estratégico – sus empleados. Una automatización completa e información de alta calidad puede ser una realidad.

Para una consulta gratuita sobre tiempo y asistencia. Por favor póngase en contacto con nosotros.

 

 

Programación del Personal

La Guía del Héroe

PROGRAMACIÓN DE PERSONAL

La forma más rápida para descubrir
qué tan bien está la programación
de sus empleados …
¿Cómo administra su empresa la programación de su fuerza laboral?
¿Está programando sus turnos de la manera más eficaz posible?

Sabemos que el personal es uno de los mayores costos de la empresa

¿pero está implementando sus recursos de la mejor forma?

Responda estas 5 preguntas clave –
y averigüe si es un héroe programando…

1. ¿Tiene a las personas adecuadas, en el lugar correcto y momento correcto?

¿está programando desfases simplemente inevitables?

La implementación del personal
adecuado con las habilidades
correctas para realizar un trabajo
no es una tarea que puede dejarse a
las conjeturas. Con la fuerza laboral
multifacética de hoy en día, disponer de
una solución de programación que pueda
identificar a las personas adecuadas
para un trabajo en particular, es esencial
para lograr una completa productividad.
La capacidad de tomar decisiones rápidas
y determinantes basadas en el amplio
conocimiento de los empleados es un
requisito vital para su negocio.

2. ¿Está seguro de que está minimizando los costos laborales?

¿está pagando más de lo necesario y programando por encima de sus
necesidades?

Fracasar al alinear una precisa
programación con las necesidades
de su empresa puede marcar una gran
diferencia en sus ganancias. Puede
evitar sobrecostos laborales mediante el
empleo de información concisa de sus
empleados para asegurar que
su fuerza laboral corresponde
adecuadamente a la demanda
del negocio, evitando así pagar de
más o programando por debajo de
sus necesidades.

3. ¿Puede afrontar fácilmente el ausentismo en el último minuto?

¿esto causa interrupciones
significativas en su
negocio?

Cualquiera que sea la razón de una
llamada en el último minuto de un
empleado enfermo, solo hay una cosa
cierta –tendrá que hacer frente a esta
situación. Con una apropiada solución
de programación podrá cubrir
puestos imprescindibles con
precisión, dotando de personal
con los reemplazos adecuados
en cuestión de minutos.

4. ¿Tiene plena confianza en sus procedimientos de cumplimiento?

¿están un poco
expuestos?

Afrontar el reto del cumplimiento
laboral no tiene que ser una pesadilla.
La ejecución coherente de una política
uniforme de programación para toda
la empresa puede reducir la exposición
a riesgos potenciales de acción legal.
Cuando existe una programación y
los empleados entienden sus roles y
los procedimientos de la compañía,
existe un menor riesgo a encontrar
problemas con el cumplimiento del
personal y la administración.

5. ¿Puede responder rápidamente a las cambiantes demandas operacionales?

¿la falta de flexibilidad
retiene el crecimiento
de su negocio?

Cuando se presenta una oportunidad,
¿su empresa puede hacer frente a
cualquier demanda nueva? Después
de todo, no son los acontecimientos
negativos los únicos que ocurren. Un
pedido inesperado o un aumento en la
demanda puede ser tan desafiante como
una caída en los negocios o en
la producción. La incapacidad
de responder con rapidez a
los acontecimientos puede se
puede evitar disponiendo de
herramientas automatizadas
de programación.

Entonces… ¿ Es un Héroe?

¡Si es un Héroe en la programación,
lo felicitamos!

Kronos ayuda a las empresas de diversas
industrias a administrar su más valioso
y costoso activo estratégico – sus
empleados. Una automatización completa
e información de alta calidad puede ser
una realidad.
Pero si estas preguntas le han recordado
que puede haber un margen de mejora,
nos gustaría hablar con usted.
Podemos ayudarle de muchas formas
a controlar sus costos laborales, mejorar
la productividad y reducir los riesgos por
incumplimiento al mejorar la forma en
que enfrenta los asuntos relacionados
con la programación de sus empleados.

Conservación tradicional VS Conservación digital

La diferencia fundamental entre conservación tradicional y conservación digital es la propia naturaleza del formato del documento.

Conservación tradicional: su objetivo es conservar el documento en su formato original.

Conservación digital: su objetivo es conservar inalterada la información del documento digital. En formato digital, para poder preservarlo se hace necesaria la transformación de su formato a lo largo del tiempo para permitir que la información contenida en él siga siendo legible, auténtica e íntegra.

Tiempos y costes asociados a la conservación según el formato del documento

  • Si el formato es de material físico, tendrá un deterioro más lento y, por tanto, con costes más bajos para su conservación directa.
  • Si el formato es digital, conlleva un deterioro más rápido. No porque el documento digital tenga una caducidad, sino debido a la obsolescencia de los soportes que hacen posible su lectura. En consecuencia, los costes de preservación indirectos pueden ser más altos debido al constante cambio de soporte de almacenamiento.

Para la preservación de cualquier documento se tiene como objetivo central garantizar su autenticidad y la integridad de la información en él contenida. Se busca que cualquier cambio ulterior sea fácilmente reconocible y se distinga fácilmente el original de la copia. En documentos digitales esto se intenta conseguir a través de los metadatos, el control de versiones y estándares sobre acceso, uso e intercambios de la estructura de la información.

La digitalización documental se nos presenta como un buen método de conservación y preservación puesto que diversifica riesgos al custodiar un mismo documento en formato digital y en formato papel.

Reduciendo el uso y la consulta del documento en papel, evitaremos su degradación y aprovecharemos los beneficios que el formato digital nos ofrece.  Se trata de ver la digitalización no solo como un método de gestión más eficaz del documento, si no como un método eficaz para su misma preservación.

Principales problemas para la preservación digital

Están directamente relacionados con las características que acompañan a un documento digital, la dependencia de hardware y software para poder visualizar y leer el documento y, por tanto, sujetos a la obsolescencia de estos elementos esenciales. Cuando hablamos de obsolescencia nos referimos a la caducidad tecnológica que puede llegar a impedir la lectura de un documento que fue generado con programas informáticos que, pasado un tiempo, no se sigan utilizando o con componentes de hardware que hayan caído en desuso y hayan sido sustituidos por otros. Los documentos afectados por este fenómeno se suelen denominar “documentos huérfanos”.

Los documentos digitales gozan de un nivel de protección extra ante desastres naturales ya que al poder alojarse en diferentes ubicaciones, se diversifica el riesgo. Es cierto que si los servidores físicos donde se aloja la información sufren un desastre, la información en ellos contenida puede perderse, pero es una posibilidad mucho menor al diversificar riesgos a través de copias de seguridad y backups situados en diferentes ubicaciones físicas. De lo que se trata es de proteger el contenido de los documentos digitales, más que el contenedor, ya que los soportes tienen una función utilitaria y pueden sustituirse sin que se dé una pérdida significativa para el valor del documento.

En la práctica, el cambio de un soporte a otro más moderno que contenga los documentos, se denomina “migración”.  Su función principal es la conversión del documento creado en un entorno y codificado para un formato determinado, a otro formato para que funcione y sea legible en una nueva plataforma informática. Para conseguir esto existen múltiples vías o caminos.

Uno de ellos es poder visualizar un nuevo documento en la nueva plataforma pero sin perder la capacidad de poder visualizarlo también en plataformas más antiguas. Si nos está leyendo algún fan de los videojuegos, entenderá a la perfección este concepto, pues por ejemplo juegos creados para la PlayStation se podían jugar sin problemas en la PlayStation 2 (Es lo que se conoce con el término de “compatibilidad retroactiva”), o los emuladores, que han hecho las delicias de los jugones con ganas de juegos arcade, consolas y ordenadores de todas las épocas.

Hay otras vías como la de la “interoperabilidad” que consiste en que distintos programas puedan compartir los mismos formatos del documento digital. Pero, sobre todo, la manera principal de preservación digital es la búsqueda de formatos estándar y la conversión de los documentos a estos formatos.  Asegurando formatos estándar se garantiza la funcionalidad de los documentos digitales bajo formatos seguros en los que se puedan conservar los valores de un documento a largo plazo.

Tenemos en cuenta que conservación y preservación según el contexto se suelen utilizar como sinónimos, pero tienen unos matices que diferencian la conservación del documento de la preservación del documento. Digitalizar no implica preservar.

Conservación: Corto plazo. Prevenir o retardar el deterioro. Hacer que una cosa se mantenga en buen estado, guardándola en determinadas condiciones o haciendo lo necesario para que así sea.

Preservación: Largo plazo. Mantener, proteger o resguardar a alguien o algo, intentando conservar su estado, de un daño o peligro.

Conclusión

La transformación digital es un fenómeno imparable que seguirá creciendo. Sin embargo también es preciso señalar que este fenómeno seguirá coexistiendo con el mundo tradicional de documentos en papel durante bastante tiempo aún. Es imprescindible que estos dos mundos coexistan y aprovechemos las oportunidades que cada uno de ellos nos brinda.

El objetivo de la transformación digital de las empresas no es tanto eliminar el papel, sino la recuperación eficaz de la información contenida en los documentos. Así aseguraremos una mejor y más rápida toma de decisiones además de agilizar todos los procesos documentales, ahorrándonos tiempo y dinero.