¿Qué es custodia de documentos?

La custodia de documentos es el servicio por él que se administra la documentación  ya sea física o en medios magnéticos de los clientes. Dentro del servicio de custodia se ofrece la consulta, préstamo, levantamiento de inventario y conservación de los documentos físicos o medios magnéticos.

Marco legal para la custodia de documentos.

Toda empresa que preste servicios de custodia de documentos se debe regir por las diferentes normas de gestión documental expedidas por el Archivo General de la Nación.

De la misma forma el acuerdo 049 de 2000  define las condiciones de edificios y locales destinados a archivos, adicionalmente el acuerdo 008 de 2014 establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos1 y 3 de la ley 594 de 2000”.

¿Cómo Tandem Custodia sus Documentos?

Tandem almacena y custodia los documentos de sus clientes en bodegas especializadas y adecuadas según las especificaciones definidas por el Archivo General de la Nación.

De la misma forma Tandem ofrece transporte seguro de sus documentos llevándolos al lugar de destino con las mayores precauciones para evitar la pérdida de la información, nuestra flota de vehículos cuenta con monitoreo permanente a través de Sistema GPS, control de rutas y puntos críticos

Ofrecemos a nuestros clientes el suministro de unidades de almacenamiento (cajas) adecuadas para salvaguardar sus documentos en lugares idóneos y bajo condiciones óptimas.

Nuestro modelo operativo incluye un sistema de identificación mediante código de barras que permiten controlar los documentos custodiados y llevar la trazabilidad de los mismos durante su custodia y préstamo.

Nuestras cajas pasan por un proceso de codificación para entregar a nuestros clientes un informe en tiempo real del estado de sus documentos en cuanto a disponibilidad de la información.

Así es como Tandem optimiza sus procesos de custodia y de gestión documental.

Marco Histórico de la Custodia de documentos:

Etimológicamente la custodia de documentos se desprende del término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, “archivo” es una palabra polisémica que se refiere a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
• El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

                                          Tomado de Wiki pedía, Archivo de documentos